Hoje, diante das constantes mudanças mercadológicas, relatórios e planilhas se tornaram essenciais na tomada de decisões dentro das organizações. Além disso, qualquer pessoa que lide com a administração de uma empresa deve ter em mente a necessidade de ter os seus processos organizados, a fim de ter todas as informações à mão em caso de necessidade.
Com o desenvolvimento da tecnologia os dados a serem analisados e compreendidos se tornaram mais complexos e a manipulação manual dos mesmos é pouco prática. Daniel Bricklin e Robert Franckston (BRICKLIN, 2015) foram os responsáveis por desenvolver o primeiro software de mercado a trabalhar com planilhas eletrônicas. Daí em diante vários softwares semelhantes foram desenvolvidos.
Com o software correto é possível criar qualquer tipo de planilha. Elas são práticas e fáceis de fazer. O importante é cria-las de forma que facilite a administração da empresa, pois elas agregam informações que podem ser inseridas, alteradas ou excluídas a qualquer momento de acordo com a necessidade tornando possível cadastrar clientes, assim como cronogramas, entrada e saída de produtos e valores, etc., além de poderem ser consultadas em diferentes situações de acordo com a necessidade.
Para Medeiros e Hernandes, “relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores (…)” e sua “importância não consiste em seu estilo ou forma, mas em sua utilidade”, ou seja, é preciso ficar atento ao objetivo que se tem ao utilizá-los.
Sua empresa se atenta aos motivos corretos ao preparar um relatório? E você, já parou para pensar na importância que um documento destes pode ter dentro sua organização? Vou listar três motivos:
- Informar as zonas conflitantes da empresa
- Prestar informações quanto à situação do planejamento estabelecido a curto, longo e médio prazo
- Proporcionar informações necessárias para a tomada de decisão do administrador
Em resumo, é preciso preparar um relatório com clareza, objetividade e informações atuais. Através dele qualquer organização tem a possibilidade de acompanhar em tempo real como está o andamento do seu negócio e se há alguma decisão urgente a tomar. Com eles, o processo de gestão é facilitado, o que torna possível ter um planejamento estratégico qualificado e alinhado.
Para garantir segurança e praticidade o ideal é implantar um sistema automatizado, não esquecendo que, para que um relatório tenha validade, o mesmo precisa conter informações verídicas para que você, gestor, olhe para o seu negócio com mais critérios a fim de diminuir as receitas e obter maiores lucros.
Tanto para relatórios quanto para planilhas é preciso escolher o tipo mais adequado ao resultado que deseja alcançar:
- Controle: utilizados para acompanhar o estoque de reposição e saída podendo verificar também como anda o desperdício de insumos dentro da organização. Por outro lado, também é possível fazer o gerenciamento de setores / grupos de funcionários no cumprimento, ou não, de metas;
- Crescimento: buscam acompanhar os setores da empresa e de que forma se desenvolvem através de estimativas. Ex.: número de clientes e vendas, variedade de produtos, etc.
- Financeiro: responsáveis por detalhar as contas da empresa.: despesas, dividendos, lucros, pagamentos etc.;
- Satisfação: visa ter conhecimento sobre o que os clientes têm a dizer sobre o produto / serviço oferecido ou no que os próprios colaboradores / funcionários acham sobre a política adotada pela empresa a qual prestam serviço.