As pessoas passaram a assimilar a importância da informação e deram maior valor aos documentos com o passar dos anos. Aos poucos foram entendendo que o gerenciamento de documentos arquivísticos é imprescindível para uma organização e que, através de uma boa gestão é possível preservar e recuperar documentos importantes, assim como tomar decisões que garantam uma sistematização eficaz.
Para tanto, é preciso salientar que existem algumas variações cujas características diferem de acordo com o tipo de informações. Ou seja, documentos são criados para suprir necessidades e são, portanto, produzidos com finalidades específicas que atendam diferentes demandas.
Uma gestão documental de qualidade garante confidencialidade, rastreabilidade de informações e racionaliza espaço, portanto, as empresas usam a gestão documental como ferramenta estratégica em seus negócios e tem consciência que administrar, gerenciar e organizar documentos e as informações contidas neles é aliar eficiência, rapidez e segurança contra a concorrência porque facilita o processo decisório de suas atividades.
Mas para que servem os arquivos senão para fornecer informações? No meio corporativo, registrar informações é importante. Traz desenvolvimento, controle, qualidade e principalmente produtividade. Para isso, em primeiro lugar é necessário um método classificatório para a guarda de documentos pensando na estrutura da empresa, suas funções e a natureza dos mesmos não esquecendo que todas as unidades administrativas da empresa devem ter ciência da escolha a fim de se adequar e manter a organização das informações.
Neste contexto, a pergunta é: “Os profissionais de secretariado têm condições de atuar como gestores documentais?”
O perfil destes profissionais está diretamente relacionado ao volume e necessidade consulta ao acervo, afinal, gerenciar documentos não é uma tarefa fácil e demanda muito tempo porque manipular papeis empoeirados dá trabalho. O ideal é que o responsável está apto a receber, organizar, preservar e disponibilizar os quando necessário, no entanto, as empresas não investem em profissionais específicos. Como geralmente, a secretária executiva tem acesso a documentos de suma importância para o executivo, ela é quem planeja a organização, os separa de acordo com o grau de relevância, os identifica por meio das atividades desenvolvidas pela empresa, mantém a ordem original dos documentos, oferece soluções de racionalização, digitaliza e terceiriza documentos e processos.
Quando se falava em arquivos, o único modelo aplicado era o meio físico. Com o tempo vieram os documentos microfilmados e a secretária teve que acompanha
O profissional de Secretariado e a Gestão Documental
