Nossa vida é imprecisa. Tão imprecisa que é prepara através dela: rotina. E, e independente de que tipo, pessoal ou profissional, ela se faz necessária e traz benefícios ao nosso dia-a-dia.
Na vida profissional, ter uma rotina faz toda diferença e traz um certo padrão ao funcionamento da empresa o que é muito bom para quem gerencia. Há controle das ações dos negócios, no entanto, é preciso estar atento para não gerar falta de produtividade.
Mas vamos ao tema especifico. O que são rotinas administrativas? São processos estruturados que requerem conhecimento específico sobre algo podendo ser adquirido através de instituições de ensino e melhorados com a experiência do passar dos anos. No entanto, não devemos desmerecer o uso da tecnologia que hoje é fundamental para qualquer empresa e profissão, portanto, é preciso dominá-la.
Uma das técnicas utilizadas nas rotinas administrativas é o uso de organogramas para criar, caso não existam, e identificar departamentos nas organizações assim como os níveis hierárquicos. Outra coisa importante neste processo são os manuais e regulamentos internos produzidos pelas empresas como forma de repassar as normas do que deve ser executado, assim como estabelecer suas políticas.
Isso não se restringe apenas a estes documentos. Existem outros – relatórios, ofícios, circular interna, etc. – para auxiliar nestas atividades esclarecendo, tirando dúvidas ou mesmo informando problemas e oferecendo soluções aos colaboradores. Isto porque, organizações são segmentadas, ou seja, divididas em departamentos que se comunicam, repassando assuntos relativos à empresa.
Se a ideia é atingir objetivos, conquistar clientes e se tornar competitivo mesmo que a longo prazo, as rotinas vêm para trazer qualidade na execução destes processos, basta que se implante algumas metodologias e ferramentas.
Atividades relacionadas
- Fiscalização da manutenção da ordem nos ambientes
- Controle de entrada e saída de material
- Registro e controle de frequências de funcionários (ponto)
- Emissão de contra-cheques, NFs e recibos
- Suprir outros departamentos melhorando a demanda de solicitações feitas pelos superiores
- Organização e manutenção de documentos e materiais
- Executar atividades em equipamentos variados (e-mail, escâner, fax, máquina de Xerox, projetor multimídia)
- Efetuar depósitos, assim como materiais diversos e chamadas telefônicas
Estratégias para torná-la atrativa
Toda organização tem sua própria estratégia, uma rotina própria porquê de modo geral, todas querem melhorar em qualidade e desfrutar de mais eficiência. Para melhorar essa capacidade não há um manual, mas há diferentes maneiras de buscar esse objetivo:
1. Rotina
Use-a como aliada e tenha uma logística dos processos que envolvem a sua empresa. Evite erros. Monte e desenvolva uma estratégia para padronizar o sistema.
2. Tecnologia
Tê-la a seu favor beneficiará o seu empreendimento. Lembre que sua utilidade principal está diretamente ligada a automação de processos permitindo mais organização
3. Delegue
Evite excessos e transfira tarefas que podem ser feitas por terceiros. Você pode suavizar suas obrigações e ainda assim acompanhar tudo de perto.
- Prioridades
Organize suas tarefas diárias iniciando pelo que é mais importante. Seguindo esta “ordem” você torna sua rotina mais eficiente e didática.
- Otimize
Tempo é dinheiro, mas nem sempre vivemos só de dinheiro, no entanto, quando temos controle do que fazemos com o tempo que temos fica mais fácil focar no objetivo de cada tarefa.