O que dá mais trabalho? Reunir pessoas em volta de uma mesa sem um objetivo definido ou organizar uma reunião? No ponto de vista geral, os dos dois porque reunir pessoas em uma sala não é o suficiente para alcançar objetivos, sendo assim, organizar uma reunião com planejamento faz com que se tenha chances reais de se transmitir o que deseja em busca do alcance de resultados.
Por outro lado, preparar uma reunião dá trabalho, é custoso, complexo, mas se faz necessário em alguns momentos. O importante é pensar de que forma isto pode funcionar sem se tornar um peso e se utilizar de alguns instrumentos que auxiliem neste processo para facilitar a forma de se comunicar trazendo eficiência e eficácia.
Um deles são os documentos que auxiliarão na forma de se comunicar. Estamos falando da pauta da reunião, da ata de reunião e do checklist. Eles evitarão que se tenha uma reunião prolongada e cansativa, a perda do foco principal e auxiliarão durante a organização.
Reunião é uma troca e precisa dar a todos os participantes o direito de se colocarem e expressarem suas opiniões e pensamentos. Então, para organizarmos um evento produtivo vamos ao processo em si:
- Para produzir resultados positivos evite marcar a reunião em cima da hora. Faça o agendamento com antecedência e tenha uma data, hora e local para começar assim como uma previsão média para finalizar. Assim, os participantes podem se organizar da forma adequada
- Defina, mesmo que basicamente, a pauta da reunião e repasse para todos os convocados. Nela, você vai verificar a disponibilidade dos participantes e eles ficarão cientes sobre os temas e objetivos
- Após agendamento e pré-divulgação da pauta chegou a hora de rever o documento e fazer circular a pauta definitiva com todos os assuntos pertinentes a reunião, inclusive os que surgiram de maneira sugestiva. Neste caso, não esquecer de reforçar sobre o local, horário (inicial e final) onde será realizado e a lista completa e atualizada dos participantes
- Convoque apenas os participantes relacionados ao assunto a ser tratado, mas deixe claro o motivo da convocação para que não cause nenhum mal-entendido e os demais, ou seja, que não possuem relação direta com o tema da reunião poderão ser notificados através de um comunicado posterior. Este tipo de atitude e correlação ajuda muito na comunicação e produtividade
- Seja cortês, mas se posicione e escolha a melhor maneira de lidar com os eletrônicos durante a reunião. Escolha uma política que seja satisfatória a todos e não cause nenhum prejuízo ao tempo que ficou reservado para o encontro
Seguindo estes passos é possível alcançar a eficácia desejada e a produtividade que se espera.