A tecnologia avança na mesma velocidade em que se faz necessário ter agilidade na tomada de decisão porque em um milésimo de segundo a mais se perde um cliente e até mesmo uma ideia. Nos dias de hoje é preciso ser rápido e esta rapidez está diretamente relacionada a busca de informações no acervo documental podendo ser solucionada reduzindo-se a quantidade de papeis que se tem em torno.
Atualmente, empresas investem em inovação e por que não investir em uma tecnologia transformadora? Sim! Isso mesmo. Estamos falando de transformar arquivos físicos em arquivos digitais e uma nova forma de realizar a gestão documental da sua empresa a fim de aprimorar os resultados e otimizar o trabalho. Veja por que:
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GED |
DIGITALIZAÇÃO |
| Acesso remoto aos arquivos | · Arquivos compatíveis para leitura no computador, tablet ou celular |
| Buscas rápidas no acervo de informações | · Contribui para a organização do ambiente de trabalho |
| Controle de versões dos documentos | · Facilidade de armazenamento |
| Facilidade no compartilhamento das informações | · Preservação das informações |
| Rastreabilidade | · Redução do volume de papel no escritório (economia e sustentabilidade) |
A GED – Gestão Eletrônica de Documentos – faz a administração do sistema, ou seja, melhora o fluxo de trabalho através de cópias eletrônicas dos documentos garantindo segurança e sigilo de informações e a digitalização oferece a possibilidade de disponibilizar um formato digital do conteúdo completo do documento e acessibilidade para toda a equipe, desde que por pessoas autorizadas, favorecendo uma maior preservação do formato físico.
O que algumas pessoas se perguntam é se esta forma de gestão favorece qualquer empresa e a resposta é sim, porque traz consigo diversos benefícios: economia de espaço principalmente para empresas com grandes volumes de papéis, organização, preservação de materiais, agilidade na forma rápida de consultar, pois a localização fica bastante facilitada e a partir daí a gestão permite melhora substancialmente considerável no controle de acesso e alterações nos arquivos.
Para dar início ao processo é preciso fazer uma triagem na documentação que será trabalhada para em seguida colocar o sistema para funcionar, ou seja, começar com a captura dos documentos em vários formatos (PDF, JPG, BMP, GIF) e extensões (áudios e vídeos) e a organização começa a tomar vida após o armazenamento e indexação – escaneamento – dos mesmos de acordo com informações e necessidades funcionais contidas em cada documento.
No entanto, mais do que ter um sistema é preciso saber administra-lo para garantir o diferencial em relação ao demais: agilidade de atendimento e fidelização dos clientes, portanto, um conselho: use a funcionalidade a favor da satisfação do consumidor. Agregue valor e vantagens competitivas, aumente a produtividade e dinamismo da sua organização ao realizar serviços administrativos. Diminua o deslocamento de documentos e possíveis extravios, assim como, custos com impressões e ganhe tempo adotando práticas executáveis que facilitem não apenas a execução dos serviços realizados por sua empresa realiza como também mantendo a digitalização do arquivo documental.
Para saber mais sobre este e outros assuntos fique ligado no nosso blog que semanalmente está sempre recheado de informações para você entender e se manter atualizado sobre diferentes processos com a ajuda, claro, da tecnologia.