Nem todo mundo leva a sério, mas atendimento e ambiente são grandes responsáveis pelo retorno ou não de um paciente em uma próxima consulta mesmo o profissional, neste caso, o médico, sendo muito bom. Sendo assim, o ditado que diz que a primeira imagem é a que fica é real, pois em um ambiente onde o primeiro contato é com a secretária o atendimento diz muito sobre a imagem que este cliente terá de um consultório.
O contratante se preocupa em criar e oferecer um ambiente agradável, confortável, organizado e às vezes esquece que a pessoa que estará na recepção / telefone também precisa ser agradável e deixar o paciente confortável, portanto, é indispensável ofertar um bom atendimento e para isso ter uma boa secretária é satisfatório.
O perfeito não existe, mas o ideal sim e neste caso o melhor é que ela seja alguém que abrace os mesmos valores que você idealiza para um atendimento de qualidade, afinal, a secretária é o primeiro contato do paciente com seu consultório, ou seja, é o seu cartão de visitas e no decorrer do texto falaremos de algumas características consideradas essenciais no ato da contratação.
Lembra sobre a secretária ter poder de decisão e autonomia? Então…lidar com o público não é tarefa fácil. São atendimentos diários, diversos tipos de pacientes, acompanhantes, telefonemas e reações e justamente por isso é indispensável ter uma profissional que saiba e tenha facilidade de lidar com o público porque ter jogo de cintura para, inclusive, gerenciar e contornar conflitos garantido a satisfação daqueles que aguardam na recepção – pacientes / clientes – é fundamental.
São múltiplas tarefas!
Atender ao telefone, estruturar e coordenar toda uma agenda de consultas e compromissos evitando possíveis contratempos, ter capacidade de adaptação para ser firme e flexível ao mesmo tempo em diferentes situações. Atuar como gestora do consultório, organizar as informações dos pacientes mantendo-as atualizadas, tratar diretamente com atividades burocráticas distintas, manter a concentração e consequentemente a capacidade de organização.
Uma secretária não pode ser desorganizada. Organização é uma característica básica que se não colocada em prática pode dificultar o processo de coordenação de uma agenda o que consequentemente impedir o bom andamento da rotina de trabalho e dificultar o gerenciamento das demais tarefas. Então por que não investir em um software que facilite este processo de gestão? Você com a organização de sua agenda e o trabalho da sua secretária pode ser melhor aproveitado.
Um outro fator que deve ser levado em consideração é com relação a assiduidade e dedicação. Contratantes e colaboradores devem ter uma prática em comum, ou seja, a troca entre si e na base desta troca está o apreço. Todo funcionário que se preze deseja enaltecer seu trabalho e qual a melhor forma para isso? A prioridade neste caso, é desempenhar suas atividades com seriedade, dedicação, pontualidade e respeito.
Não apenas isso, ela também deve se comportar de maneira adequada e ser cordial. Lembre-se que manter a educação e simpatia é o mínimo e este mínimo, muitas vezes, é garantia que faltava para a conquista de seus pacientes que, sim, são clientes em potencial. Quando eles se sentem mais seguros a tendência natural é que retornem ao consultório com assiduidade e em contrapartida ainda trazem novos clientes pelo famosos boca-a-boca.
No ato da contratação olha para a secretária com um olhar mais específico buscando as características citadas acima. Encontre profissionais que sejam capazes de trabalhar estas habilidades e incentive-a. Faça com que ela mesma queira melhorar sua forma de trabalho, sua postura e quem sabe ofereça cursos de cursos de capacitação para um conhecimento mais específico.
“Um profissional que se sente valorizado tem muito mais vontade de se manter na empresa onde presta serviços e, muitas vezes, é o empurrãozinho que faltava para que vista a camisa de verdade”.