Dominar técnicas e fazer bom uso de ferramentas secretariais é um dos fatores mais importantes na vida profissional de uma secretária porque são tarefas recorrentes do dia-a-dia; e fazer bom uso delas é executar atividades praticadas com total controle e conhecimento, mas com o mínimo de bom senso. Magalhães e Souza (2001) define técnicas secretariais como sendo o conhecimento de métodos para o desenvolvimento de atividades administrativas que irão assegurar a eficácia de resultados.
Dentro da empresa a secretária é um agente filtrante que sabe a hora certa de agir e este reconhecimento profissional deu a ela a possibilidade de exercer um poder de decisão em diversas situações podendo, inclusive, colaborar com ideias, evidenciar sua criatividade e participar dando opiniões ou sugerindo melhoras. O importante é ter iniciativa e não ficar esperando um ordenamento.
Dentro do conceito de ferramentas secretariais temos:
Administração do tempo
Responda à pergunta: Qual a melhor forma de administrar o tempo?
Resposta: Definir prioridades, transformá-las em metas, criar planos estratégicos para alcança-los e aí sim: colocá-los em prática, ou seja, administrar o tempo é dar a prioridade certa na hora de realizar as tarefas evitando que o trabalho seja feito sob pressão, nervosismo e impaciência.
Para começar, liste o que é importante e urgente, pois é neste ponto que as pessoas se perdem e o trabalho também. Quando você administra o tempo que possui, você otimiza tudo o que depende dele e ganha autonomia e produtividade porque se torna eficaz e não apenas eficiente, portanto, não o desperdice.
Responsabilidades e decisões
O trabalho da secretária é todo baseado em responsabilidades e decisões que precisam ser tomadas a todo momento. Ler e responder e-mails, assim como realizar telefonemas, elaborar documentos – cartas, ofícios e afins – são atividades do dia-a-dia que precisam de organização para não serem “esquecidas” e ganharem a atenção necessária. Fora isso, a profissional ainda é responsável por organizar e planejar o arquivamento de cartas, documentos, contas e outros papéis de importante necessidade às organizações realizando não apenas o atendimento como também oferecendo suporte aos clientes e intermediando algumas situações que envolvem negociatas entre as partes: empresa e cliente.
Comunicação
É a base para um bom relacionamento no social, familiar e profissional e pode ser praticada de diferentes formas. O importante é passar uma mensagem de maneira clara, eficaz e entendida pelo receptor a fim de que seja compreendida mesmo que por diferentes culturas. Lembrando que, em um ambiente organizacional, empresa, gerência e secretária precisam de clareza, objetividade e flexibilidade.
Liderança e motivação
Liderar uma equipe é ter reconhecidamente atitudes e práticas empreendedoras. É exercitar a autonomia conquistada e executar seu papel: apoiar, assessorar e facilitar o fluxo do trabalho não apenas do executivo, mas de toda uma equipe, comprometendo-se com qualidade e resultados que levem todos ao sucesso.
Importância dos idiomas
Nos dias atuais dominar uma língua estrangeira não é mais um simples diferencial competitivo e sim uma necessidade básica. Os profissionais precisam estar preparados porque a fluência em outro idioma é um dos requisitos mais exigidos pelas organizações devido ao mercado internacional, portanto, dominar um é essencial e conhecer outro uma grande vantagem.
Informática
Informatizar-se é dar um sentido estratégico e colaborativo junto a empresa. A tecnologia inova um trabalho, agiliza e torna mais eficiente uma tarefa que talvez levasse mais tempo para ser executada permitindo que a administração do tempo seja melhor utilizada.
É preciso dominá-la e para isso é preciso estar em atualização constante assim como ela que é afetada e inovada pelas mudanças e tendências mercadológicas.
E no que diz respeitos as técnicas temos:
Check – List
Envolve toda a organização e preparo de reuniões, viagens, Coffee Break, casamentos, malas. Seu papel é fundamentalmente é agilizar o trabalho secretarial e evitar que se esqueça algo importante.
Agenda
Assim como a administração de tempo, a agenda precisa ser muito bem gerenciada. É preciso fazer um planejamento que inclua os compromissos semanais, bloqueios necessários, compromissos (internos / externos) e reuniões sempre verificando a disponibilidade para evitar compromissos de última hora.
O bom de ter um bom plano de ação é que ajustes podem ser feitos a qualquer momento lembrando que, compromissos cíclicos, devem ser transferidos de agenda para agenda.
Fallow-up
Nada mais é do acompanhar o desenvolvimento do plano de ação. Geralmente, é um complemento ao trabalho da secretária. Para que serve? Verificar a execução das tarefas que vão surgindo ao longo do dia, ou seja, acompanhar seus trabalhos e também os que devem ser feitos pela equipe, e principalmente para os assuntos de seu executivo. Considerando que, deve-se evitar transmitir de um dia para o outro.
Organização de arquivos
Empresas lidam com uma grande demanda de papéis – documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros – que devem ser arquivados e organizados de forma que possam ser localizados facilitadamente.
Arquivos existem porque documentos precisam ser conservados e armazenados e este arquivamento se dá pela necessidade individual de cada empresa, por isso, organizações necessitam investir em organização.