Agenda, um dos principais instrumentos no dia-a-dia de um profissional. O que dirá de uma clínica? Mas, junto com ela, inúmeras adversidades que atrapalham o andamento do trabalho executado em conjunto entre médico, secretária e cliente.
Vamos a algumas situações:
- Quem nunca teve uma semana vazia?
- Que profissional nunca encarou uma agenda superlotada?
- Que secretária nunca se viu “louca” com inúmeros pacientes para encaixar e ficou presa por não ter disponibilidade de horários?
- Que paciente nunca faltou a um atendimento sem aviso prévio?
Se identificou em alguma(s) situação(ões)? Se sua resposta foi siiiiiiimmm não se desespere. Fique atento as dicas a seguir e organize de uma vez por todas a agenda do seu consultório e elimine os desperdícios de tempo e dinheiro.
- Rotina
É importante conhece-la antes de pensar em qualquer mudança na agenda. Entenda suas necessidades e a partir daí descubra a melhor solução para seu consultório:
- Tempo médio de atendimento (defina o número de atendimentos e evite esperas prolongadas e agenda atrasada)
- Diferencie o tempo dos atendimentos para primeira consulta, consultas de retorno e procedimentos
- Se desempenha atividades em outras clínicas e hospitais considere o tempo de deslocamento
- Se faz uso de algum material específico para atendimento, calcule quanto tempo demora para organiza-los
- Programe, se necessário, pausas durante os atendimentos
- Agenda eletrônica
Organização de agenda envolve tecnologia e neste caso é preciso refletir melhores opções que se adequem a realidade da sua clínica. Pense nas vantagens e desvantagens de utilizar papel ou um sistema informatizado sempre perguntando a si mesmo: estou pronto para dar este passo?
| VANTAGENS x DESVANTAGENS | ||
| Papel | Agenda Eletrônica | |
| Acúmulo de documentos | x | |
| Alto consumo de espaço físico | x | |
| Armazenamento online | x | |
| Automatização na divisão de horários | x | |
| Controle de agenda | x | |
| Extravio de documentos | x | |
| Ferramenta engessada | x | |
| Flexibilidade | x | |
| Maior organização dos atendimentos | x | |
| Mantém tudo na zona de conforto | x | |
| Melhor relacionamento com o paciente | x | |
| Não exige mudança de rotina | x | |
| Otimização do trabalho feito pela secretária | x | |
| Perda de informações, tempo e dinheiro | x | |
| Possibilidade de encaixes e modificações | x | |
| Rápida consulta na base de dados dos pacientes | x | |
Um consultório requer organização e a falta dela tira a tranquilidade de qualquer ambiente. Uma recepção cheia pode levar desespero à mais experiente das profissionais pelo acúmulo de tarefas a serem realizadas simultaneamente e tendo que conciliá-los com atendimentos telefônicos.
Uma agenda eletrônica facilita e agiliza todo o processo de atendimento, pois toda a informação do paciente está a apenas um clique podendo ser acessado de qualquer dispositivo bastando ter acesso a internet.
- Lembretes
Um sistema automatizado que auxilia no gerenciamento da agenda e ainda por cima envia lembretes para simplificar a rotina da secretária e facilitar a vida do médico é maravilhoso.
Imagine diminuir os custos de ligações usando apenas SMS e WhatsApp? Você evita atrasos, confusão de horários ou faltas, conscientiza os pacientes dos horários agendados, passa a ter uma maior noção dos que irão comparecer e minimiza aqueles famosos “buracos” preenchendo os horários vagos.
O grande barato deste sistema é a possibilidade de personalizar a mensagem e enviá-las automaticamente. O ganho que se tem fica por conta da organização, aumento do fluxo de consultas, visto que, o número de faltas diminui consideravelmente e acaba fidelizando um grande número de pacientes pela qualidade do atendimento.
- Agendamento online
Um novo canal de relacionamento entre médicos e pacientes que serve como forma de destaque e visibilidade para muitos profissionais. Inúmeros pacientes são influenciados quando tem uma ferramenta prática como esta quando desejam agendar uma consulta. A população atual é moderna e os médicos precisam se modernizar tam-bém. Daqui há poucos anos isto passará a ser um requisito básico então, se antecipe, e dê um passo a mais.
- Agenda médica
Em resumo, a agenda precisa ser um facilitador na vida do médico e mais uma vez vamos falar da agenda de papel. Por ser engessada, não pode sair do consultório o que dificulta a vida do profissional que precisa constantemente da sua secretária para saber como está a organização, os agendamentos, etc.
Quando se tem uma agenda com fácil acesso, ou seja, algo que se possa acessar de qualquer lugar a primeira coisa a melhorar é a comunicação. Surgiu um imprevisto ou uma urgência? Médico, secretária e pacientes se “entendem” melhor através de um simples bloqueio de horário.
Tudo em tempo real e em melhores situações com mais antecedência para que haja uma programação. O controle da agenda agiliza a rotina, evita perda de informações e com certeza é um dos mais eficientes devido a facilidade de acesso diferentes dispositivos.
- Relatórios x Economia
Um sistema informatizado que tenha a funcionalidade da automatização filtra todas as informações necessárias ao acompanhamento do seu negócio. É possível acompanhar a quantidade de atendimentos realizados na semana, os profissionais que realizam as consultas, os procedimentos mais comuns, os convênios mais atendidos. É controle, clareza para a tomada de decisões importantes a passos futuros.
Sem sombra de dúvidas um bom investimento que com certeza trará retorno.
- identificação de clientes
A base de um consultório é relação de confiança e reciprocidade entre clínica / consultório ó paciente e para que esta se estabeleça é preciso conhecer o público-alvo.
O atendimento é de responsabilidade médica, mas, também do paciente que precisa ter o comprometimento de comparecer e, se não puder ir informar ao consultório sobre sua indisponibilidade, pois falando em cidadania, a falta sem aviso prévio é digamos, inaceitável se pensarmos na quantidade de pessoas que aguardam por uma consulta.
A sistematização te faz conhecer o perfil dos pacientes de forma individual através de relatórios que mostram detalhadamente o comparecimento ou absenteísmo de cada um.
- Otimize a rotina
Muitos profissionais se recusam a utilizar um bom software de gestão até que se dão conta das suas verdadeiras funcionalidades. As principais são a economia e otimização de tarefas já que seus colaboradores estão livres para realiza-las com excelência.
Quando algumas tarefas são direcionadas para a automatização, tarefas mais importantes e significativas podem ser desempenhadas para trazer mais resultados para a fidelização de clientes, tais como: um bom atendimento na recepção, uma sala de atendimentos mais organizada, assim como equipamentos e materiais, entre outras atividades.
- Agenda compartilhada
Uma agenda digital é boa. Agora imagina poder unificar os agendamentos através de uma agenda digital compartilhada com todos os profissionais da clínica? Recepção, médicos de diferentes especialidades, etc sem o contratempo de choque de horário, sem marcações duplas em único horário. É muito benefício não acha?
É segurança, economia de tempo e agilidade. É atendimento e prestação de serviços agradáveis. É uma rotina controlada para garantir um bom atendimento na recepção (recepcionista) e bom andamento dos serviços (secretária) garantindo qualidade e praticidade para quem mais interessa: seus pacientes.
- Controle
Sistema de gestão em andamento, agora é hora de evitar na prática os atrasos entre uma consulta e outra. Como? Definindo o tempo médio de cada consulta.
É importante ter controle do tempo que se utiliza com cada paciente para evitar que a agende dê aquela enrolada nos horários, mas claro, de forma extremamente profissional e delicada sem causa constrangimento.
É importante ouvir o que o paciente tem a dizer, mas, respeitando o horário de quem está aguardado na recepção. Objetividade nestas horas é tudo.