O papel da secretária é de fundamental importância para o bom funcionamento de qualquer consultório. Ela fica responsável por uma gama de tarefas e estas, incluem desde os processos administrativos da clínica até o atendimento ao paciente (telefone, WhatsApp e presencialmente) assim como, o assessoramento dos profissionais de saúde que atuam no local.
E para o desempenho eficaz dessas tarefas, saber fazer uso das técnicas e ferramentas secretariais corretas é essencial pois, permitem que a profissional de secretariado gerencie tempo e recursos de forma eficiente, garantindo que as tarefas sejam realizadas correta e oportunamente, gerando qualidade ao trabalho executado no decorrer do dia.
Algumas das técnicas e ferramentas secretariais mais importantes incluem:
Assessoria ao profissional de saúde: A secretária pode atuar como assessora de médicos e outras especialidades, auxiliando-os em suas atividades e tarefas. Para isso, deve ter conhecimentos sobre as áreas de atuação, habilidades e competências do especialista que está assessorando.
Atendimento ao público: Por ser a primeira pessoa que o paciente encontra ao entrar em uma clínica para obter informações, esclarecer dúvidas e solucionar problemas, a profissional de secretariado deve ser capaz de oferecer um atendimento de qualidade e profissional, podendo se utilizar de técnicas de atendimento ao cliente, que envolvem o sorriso, o aperto de mão e o elogio.
Comunicação: A profissional de secretariado deve ter habilidade para se comunicar de forma clara, concisa e eficaz com todos os públicos e pode utilizar técnicas de escuta ativa e a comunicação não-verbal.
Multitarefas: A profissional de secretariado deve ser capaz de realizar várias tarefas ao mesmo tempo de forma eficaz sem perder a qualidade.
Organização de tempo: A profissional de secretariado deve ser capaz de gerenciá-lo de forma eficaz para atender diferentes demandas podendo utilizar ferramentas como agendas, calendários e softwares de gerenciamento para controle de marcações e também, de técnicas como a Pomodoro, a GTD e a 5W2H.
Proatividade: A secretária deve contribuir de forma significativa para o bom funcionamento e produtividade do consultório e, para isso, deve ser proativa e buscar soluções para os problemas através de um bom uso do poder de decisão.
Tecnologia: Com o desenvolvimento das tecnologias e da sociedade, o papel da secretária sofreu muitas transformações. Todas elas muito positivas! Mas, para fazer bom uso de toda essa modernização, deve estar atualizada sobre as últimas tendências e tecnologias a fim de que possa desempenhar suas funções de forma eficaz em seu ambiente de trabalho fazendo bom uso de softwares de médicos e ferramentas de comunicação online.
Agora que você já sabe que o uso de técnicas e ferramentas secretariais pode auxiliar não somente a secretária, mas, também os profissionais de saúde a exercer suas funções de forma mais eficiente e eficaz, comenta aqui embaixo qual delas tem sido mais importante no seu trabalho?